Al meer dan dertig jaar begeleidt Tjeerd de Boer kandidaat-notarissen en notarissen bij vragen rondom benoeming, samenwerking en ondernemerschap. Vanuit zijn ervaring ziet hij hoe het notariaat verandert en waar professionals tegenaan lopen als zij de stap richting (toegevoegd) notaris overwegen. In dit interview blikt hij terug op zijn loopbaan en kijkt hij vooruit naar de notaris van de toekomst.
Welke ondernemersvaardigheden zijn voor notarissen vandaag de dag onmisbaar?
Ondernemersvaardigheden zijn voor veel notarissen een behoorlijke uitdaging. De hoedanigheid van notaris kenmerkte zich voorheen vooral door het op integere en objectieve wijze uitoefenen van het notariële ambt, tegenwoordig is het van belang dat de notaris naast de juridisch-technische vaardigheden ook raad weet met het ondernemerschap binnen zijn kantoor. Als manager van het kantoor wordt de notaris geacht te kunnen leidinggeven, over commerciële kwaliteiten te beschikken en ook voldoende inzicht te hebben in de beheersmatige en financiële ontwikkelingen van het kantoor. De moderne notaris moet initiatieven creëren en zowel binnen kantoor als richting de klanten een betrouwbare verbinder zijn.
Ziet u verschil in de wijze waarop oudere en jongere notarissen omgaan met ondernemerschap?
Het verschil tussen oudere en jongere notarissen in de rol van ondernemer is zeker aanwezig. Voor de oudere notaris is vaak de techniek en waardigheid van het ambt nog de belangrijkste pijler en motivatie in de rol van notaris. Moderne ontwikkelingen zoals marketing, digitalisering, concurrentie, en steeds uitgebreidere wet – en regelgeving, zoals de WWFT-poortwachterfunctie en compliance maken het voor de oudere notaris lastig om bij te blijven en hierin mee te gaan. Vaak hoor je dat de oudere notarissen het ambt nog super mooi vinden, maar dat voornoemde ontwikkelingen reden zijn om er eerder mee op te houden.
Jonge notarissen zijn veel meer “opgegroeid” met en dus meer gewend aan deze snel veranderende cultuur en maatschappelijke ontwikkelingen. Zij realiseren zich dat de ondernemende notaris een doordachte strategie moet ontwikkelen om mee te gaan in een snel veranderende maatschappij.
Welke valkuil ziet u vaak bij kandidaat-notarissen die willen ondernemen?
Kandidaat-notarissen moeten zich goed oriënteren op wat voor soort kantoor ze notaris willen worden. Een solitair kantoor vergt in het algemeen meer ondernemerschap dan notaris worden in een (grote) maatschap. Wat ook lastig kan zijn is dat als iemand lang op een bepaald kantoor heeft gewerkt als kandidaat-notaris in loondienst en na benoeming (mede)-eigenaar wordt van het kantoor. Het verandert de band met de collega’s die vaak de kandidaat-notaris in vertrouwen nemen teneinde niet direct naar de notaris te stappen bij problemen. De omgeving heeft vaak tijd nodig om te wennen aan de nieuwe situatie, het is in dat verband soms niet handig als je je als pasbenoemde notaris ineens anders of “bazig” opstelt richting de andere werknemers.
Op welk moment in hun loopbaan zouden kandidaat-notarissen zich eigenlijk al moeten verdiepen in het benoemingstraject?
Eigenlijk zou het goed zijn als kandidaat-notarissen zich in de stageperiode al afvragen of ze notaris-ondernemer willen worden. Vroeger was de benoeming tot notaris altijd “de kers op de taart”. Je liep het hele notariële studie- en stagetraject door met het uiteindelijke doel om notaris te worden. Tegenwoordig is dat veranderd. Veelgehoorde argumenten om deze stap niet of pas later te nemen, zijn dat de verantwoordelijkheid als ondernemer groot is en het lastig is de werk-privé balans in evenwicht te houden. Men kiest dan liever voor een parttime werkweek in loondienst in plaats van volle werkweken van (veel) meer dan 40 uur.
Er zijn een aantal voorbeelden van notariskantoren waarbij een protocol wordt gedeeld. Hoe werkt dit in de praktijk en wat zijn daarbij aandachtspunten?
Dat is een heel goede ontwikkeling. Er is dan overigens geen sprake van een gedeeld protocol, maar van een overgenomen bestaand protocol en daarnaast een nieuw associatief protocol.
Een protocol delen is dus niet mogelijk, maar een start maken met twee protocollen wel. Dit biedt mogelijkheden om afspraken te maken over verdeling van de werkdruk (bijvoorbeeld allebei een dag minder werken) en het verdelen van de management- en marketingtaken. In dergelijke gevallen worden twee ondernemingsplannen ingediend bij de Commissie van Deskundigen. Een plan bestemd voor de overname van het bestaande protocol en het andere plan voor het nieuwe associatieve protocol. Beide plannen moeten voldoen aan de criteria die de Commissie hiervoor stelt.
Vroeger werd veel goodwill betaald bij toetreden tot of overname van een notariskantoor. Hoe is dit nu, aan welke bedragen moet je denken als kandidaat-notaris? Maakt het daarbij nog uit of het gaat om een kantoor met één notaris of met meerdere en bestaan er verschillen per regio?
Er kan nog steeds goodwill worden betaald voor de overname van een notariskantoor. De Commissie van Deskundigen heeft hiervoor beleid ontwikkeld in hoeverre een goodwillbedrag acceptabel is. De hoogte van het bedrag wordt met name bepaald door de winstgevendheid, de marktpositie en organisatie van het kantoor. Cijfermatig moet sprake zijn van een overwinst-resultaat. De overwinst ligt boven het norminkomen van de notaris van € 115.000 plus de pensioenpremie van € 15.000, in totaal € 130.000. Op de overwinst wordt vervolgens een factor toegepast. Op dit punt ontstaat in de praktijk de onderhandeling over de vraag welke factor reëel is. De beoogd opvolgend notaris heeft in de huidige markt een sterke onderhandelingspositie, aangezien de animo om notaris te worden gering is en de vertrekkende notaris überhaupt blij mag zijn dat zich een opvolger aandient. Doorgaans worden in een maatschap hogere goodwillbedragen betaald dan voor solitaire standplaatsen. In een maatschap is sneller sprake van een “rijdende trein” dan bij een solitaire standplaats, waarbij de niet-waardeerbare persoonlijke goodwill van de vertrekkende notaris ook een rol speelt.
In het kader van de onderhandelingen rondom goodwill (en hoeverre de afzwaaiend notaris daarbij ‘tot het uiterste’ wil gaan) nog het volgende. Als een vertrekkend notaris geen opvolger kan vinden, ontstaat een zwevend protocol met alle (waarnemings-) kosten van dien en de ontmantelingskosten van het kantoor (personeel, huur enzovoort). Bovendien blijft de gedefungeerde notaris verantwoordelijk voor het protocol zolang dit niet is overgenomen door een opvolger, dan wel is toegevoegd aan een ander notarieel protocol. In het kader van rustig pensioen kan het daarom veel waard zijn om eruit te komen met een potentiële opvolger.
In deze tijd wordt opgeroepen om samen te werken. Hoe kijkt u als consultant aan tegen het bestaansrecht van notariskantoren met één notaris?
Het merendeel van de solitaire kantoren draait erg goed en het resultaat is gemiddeld zeker niet minder dan bij maatschappen. Vooral in de provincie hebben deze kantoren nog steeds een belangrijke maatschappelijke functie, te vergelijken met de huisartsenpraktijk. In verstedelijkte gebieden ziet men solitaire kantoren vaak een niche praktijk uitoefenen. Het solitaire kantoor heeft dus zeker bestaansrecht.
Het samenwerken van solitaire kantoren is aan te bevelen, maar van belang is dan met name in welke hoedanigheid dit plaatsvindt. Kennisoverdracht, uitwisseling van personeel, digitale ontwikkelingen, gezamenlijke inkoop en waarneming bij ziekte en vakanties zijn goede voorbeelden van samenwerken. Een geheel financieel samenwerkingsverband door bijvoorbeeld fusies van kantoren leidt nogal eens tot teleurstellingen wanneer de verwachtingen die men van elkaar heeft niet gerealiseerd worden. Een dissociatietraject kan tot financiële problemen en persoonlijke beschadiging leiden.
Wat is de beste ondernemersles die u ooit heeft geleerd, en van wie?
Een ondernemersles zou ik het niet willen noemen, maar ik ken meerdere notarissen die het ondernemerschap helemaal in de vingers hebben. Het gaat dan met name om de profilering en uitstraling richting clientèle en verwijzers, het inspelen op de marktpositie, het verlenen van de meest geschikte dienstverlening, welke doelgroep(en) wil je daarmee bereiken en tegen welke prijs.
Als notarieel ondernemer pur sang zou ik oud notaris Yntze Hoekstra willen noemen. Yntze is naamgever van het kantorennet Hoekstra & Partners dat al jaren een positie rond de tiende plaats in de top 30 Nederlandse notariskantoren heeft. Ondernemer Hoekstra kon zijn notarieel ondernemerschap in de praktijk brengen na invoering van de huidige Notariswet. De vaste tarieven werden afgeschaft en notarissen werden ondernemers met de mogelijkheid van vrije vestiging. Met een feilloos gevoel voor ondernemerschap wist hij, gebruikmakend van de mogelijkheden in de Notariswet, vanuit zijn kantoor in Sint Nicolaasga (Friesland) vervolgens notaris te worden in Leeuwarden en kantoren te starten in Groningen, Zwolle, Utrecht en Tilburg. Kenmerken van de kantoren waren bij de start: laagdrempeligheid, scherpe tarifering, snelheid van afwikkeling van dossiers, het openstaan voor de klant en het feestje maken bij het passeren van de akte.
U bent al ruim 30 jaar actief in dit vakgebied. Wat vindt u het meest boeiend aan het begeleiden van notarissen en kandidaat-notarissen?
Het is steeds weer uitdagend om als onafhankelijk consultant en bemiddelaar te proberen het resultaat te bereiken dat partijen voor ogen hebben. Het gaat dan met name om de prijsvorming van de overnamecondities van notariskantoren, alsmede de hele benoemingsprocedure.
In de benoemingsprocedure ben ik vertrouwenspersoon van de beoogde nieuwe notaris en bouw je een band met elkaar op, met als doel de benoeming tot notaris. Het geeft nog steeds alle voldoening als dit traject positief is afgerond en je de nieuwe notaris kunt feliciteren. Boeiend zijn ook het begeleiden van fusietrajecten tussen kantoren en adviseren bij dissociaties zonder dat partijen elkaar het leven te “zuur” maken.
Kunt u een moment noemen dat u is bijgebleven uit uw loopbaan?
Er zijn vele momenten die mij zijn bijgebleven, waarbij een geslaagde benoeming tot notaris en overname van een kantoor altijd hoogtepunten zijn. Wat ik zeker niet zal vergeten was een overleg voor een beoogd te vormen maatschap in een klein restaurant waarbij partijen het op een gegeven moment zo oneens waren met elkaar, dat men dit botvierde op de stoelen in het restaurant die alle kanten opvlogen. Notarissen zijn ook maar mensen denk ik dan…
Hoe ziet volgens u het notariskantoor van de toekomst eruit en welke rol speelt technologie hierin?
Het notariskantoor zal steeds meer rekening moeten houden met verdergaande profilering, commercialisering en vooral ook steeds verdergaande technologie en digitalisering. De wet biedt voor het notariskantoor in de toekomst alle mogelijkheden te ondernemen. Hierbij hoort een doordachte consistente strategie, automatisering, risicomanagement en een geoliede kantoororganisatie.
Welke mindset zou elke jonge notaris of kandidaat-notaris volgens u moeten ontwikkelen?
In het notariaat zie ik regelmatig jonge ondernemers die enigszins onzeker zijn op welke wijze de praktijkvoering adequaat op te pakken of over te nemen. Soms twijfelt iemand over de vraag of hij of zij over de juiste capaciteiten beschikt om succesvol notarieel ondernemer te worden. In de praktijk is dit vaak vooral een groeiproces; ondernemer wordt je niet in één dag! Sta daarbij vooral ook open om te leren van het team waarmee je werkt en feedback te vragen. Alle begin kan lastig zijn, maar de ervaring groeit met de jaren. Daarna wacht een glansrijk notarieel ondernemerschap!
Welk advies zou u geven aan notarissen die voelen dat “het anders moet”, maar niet goed weten waar te beginnen?
De eerste stap is dan gezet: pak nu door! Als je dergelijke gedachten hebt, is het belangrijk een ervaren adviseur of coach in het notariaat te benaderen, om samen (in vertrouwelijkheid) jouw situatie te bespreken, de vinger op de (eventuele) zere plek(ken) te leggen, en vanuit die kennis tot een (vanuit de notaris zelf komende) aangepaste, verantwoorde strategie te komen. Soms moeten er moeilijke keuzes worden gemaakt om tot verandering te komen, maar krijgt de notaris er daarna enorm veel (rust) voor terug.!
Overweegt u in de toekomst (toegevoegd)notaris te worden en heeft u behoefte aan meer houvast in voorbereiding op een eventueel (toekomstig) (toegevoegd)notaris-schap? Meld u aan voor de 3-daagse training: “Mijn notariële carrière; bepaal jouw professionele koers!” waarbij u op dag 3 Tjeerd de Boer ontmoet tijdens de sessie: “Verkenningen notarieel ondernemerschap“.
