Bij opvragen en verwerken van persoonsgegevens is voor notaris voorzichtigheid geboden

Het opvragen van gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) is alleen toegestaan ten aanzien van die gegevens, categorieën van personen en gevallen die vermeld zijn in het Autorisatiebesluit van 25 maart 2014 (Stcrt. 2016, 8781). Zijn de persoonsgegevens eenmaal conform het Autorisatiebesluit verstrekt, dan bepaalt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervolgens wanneer en onder welke voorwaarden de persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Ook indien de persoonsgegevens krachtens de Wbp mogen worden verwerkt, is het voor een notaris verstandig om er op bedacht te zijn dat een persoon hier mogelijk bezwaren tegen heeft.

Opvragen persoonsgegevens
Uit het Autorisatiebesluit volgt dat een notaris alleen gegevens uit de BRP mag opvragen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van zijn wettelijke taken. Een voorbeeld: bij de overdracht van een woning is de huwelijkse staat van de verkoper van belang. De notaris mag daarom de gegevens ‘nationaliteit’, ‘datum huwelijkssluiting’, ‘plaats huwelijkssluiting’ en ‘land huwelijkssluiting’ opvragen uit de BRP. Overigens is de notaris ten aanzien van partijen bij een akte verplicht om
onder meer de burgerlijke staat van elke partij te vermelden (art. 40 lid 2 sub a WNA) en daarom ook bevoegd om deze gegevens op de vragen.

Hoe zit het met gegevens van natuurlijke personen die geen partij zijn bij een akte? Mag een notaris bijvoorbeeld bij het opmaken van een testament gegevens opvragen uit de BRP van personen die genoemd worden in dat testament?

BRP raadplegen bij opstellen testament
In 2015 oordeelde de tuchtrechter over een geval waarin een notaris bij het opstellen van een testament in alle gevallen naast de naam en de geboortedatum tevens het adres en de woonplaats van de in een testament genoemde personen opnam (Kamer voor het Notariaat Arnhem-Leeuwarden 14 oktober 2015, nr. AL/2015/61). In het bewuste geval had de notaris de naam, adres- en woonplaatsgegevens van de persoon die later een klacht indiende geraadpleegd in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), thans BRP. De Kamer oordeelde dat de notaris zonder noodzaak het adres en de woonplaats van betrokkene uit de GBA had opgevraagd en in het (concept)testament had opgenomen. Immers, voor de aanduiding van de juiste persoon is de naam, geboortedatum en -plaats voldoende.

Waar het enkel gaat om de aanduiding van de juiste persoon mag de notaris dus geen gegevens uit de BRP opvragen behalve de naam, de geboortedatum en eventueel de geboorteplaats van die persoon. Bij het opstellen van een testament geldt dit uiteraard niet alleen voor erfgenamen maar ook voor de executeur(s), de bewindvoerder, de voogd etc.

Kanttekening hierbij is dat een naam en geboortedatum alleen dan volstaan indien deze volledig en correct zijn vermeld. Het is namelijk niet mogelijk om via de BRP ‘intelligent te zoeken’. Een minimale afwijking tussen de ingevoerde gegevens en de gegevens die bij de BRP bekend zijn zorgt ervoor dat de juiste persoon niet wordt gevonden. Het belang van een juiste vermelding – zeker wanneer weinig gegevens zijn opgegeven – is dus groot.

Verwerken persoonsgegevens
Evenals het opvragen van persoonsgegevens is het verwerken van persoonsgegevens alleen toegestaan indien hiermee een wettelijke verplichting wordt nagekomen (art. 8 sub c Wbp). Een voorbeeld: indien een notaris de (gezamenlijke) aangifte erfbelasting verzorgt, dient hij hierbij onder meer de adresgegevens en het BSN van iedere erfgenaam te vermelden. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen (art. 8 AWR) en is dus toegestaan.

Het probleem ontstaat echter niet zozeer bij het invullen van de (ontwerp)aangifte erfbelasting, maar bij het toezenden van de (ontwerp)aangifte erfbelasting inclusief alle persoonsgegevens aan alle erfgenamen. Indien ten aanzien van de betreffende gegevens geen geheimhouding is verzocht, moet de notaris er dan toch op bedacht zijn dat een erfgenaam mogelijk bezwaren heeft tegen de verstrekking van de persoonsgegevens?

Persoonsgegevens vermelden bij afwikkelen nalatenschap
Een positieve beantwoording van deze vraag volgt uit een recente uitspraak van de Kamer voor het Notariaat Den Bosch (Kamer voor het Notariaat Den Bosch 21 maart 2016, nr. SHE/2015/16). In deze uitspraak maakt de Kamer onderscheid tussen enerzijds het vermelden en toezenden van adresgegevens en anderzijds het vermelden en toezenden van het BSN. Wat betreft de adresgegevens oordeelt de Kamer dat erfgenamen als deelgenoten het recht hebben om te weten wie de andere deelgenoten zijn. De identiteit van een deelgenoot omvat de adresgegevens, zodat de notaris terecht de adresgegevens in de (ontwerp)aangifte erfbelasting heeft vermeld en toegezonden aan alle erfgenamen. Ten aanzien van het vermelden van het BSN oordeelt de Kamer dat de notaris hiermee een wettelijke verplichting is nagekomen en dat de notaris aldus geen verwijt kan worden gemaakt.
De Kamer voegt hier echter een belangrijke passage aan toe: ‘De kamer hecht eraan op te merken dat de klacht wel kan dienen als signaal  (curs. FBN) aan het notariaat om (extra) bedachtzaam te zijn op de mogelijkheid van misbruik van (bijzondere) persoonsgegevens en de op dat punt bij cliënten levende bezwaren en/of angsten.’ Onder bepaalde omstandigheden dient de notaris de cliënt er op te wijzen dat het ook mogelijk is om afzonderlijk aangifte te doen. Omdat de notaris in dit geval er niet op bedacht hoefde te zijn dat de cliënt bezwaren had tegen de vermelding van het BSN in de gezamenlijke aangifte, wordt de klacht ongegrond verklaard.

In een vergelijkbare zaak – de adresgegevens van een erfgenaam werden in de belastingaanslag meegezonden aan alle erfgenamen – werd de betrokken notaris een waarschuwing opgelegd (Kamer van toezicht Den Bosch 20 januari 2005, nr. 03/2004). Deze notaris was namelijk wel op de hoogte van het feit dat een erfgenaam haar adresgegevens geheim wenste te houden. Per abuis heeft een medewerker echter nagelaten om de adresgegevens uit de belastingaanslag te verwijderen.

Voorzichtigheid is geboden
Geconcludeerd kan worden dat de notaris voorzichtig zal moeten omgaan met het opvragen en verwerken van persoonsgegevens. Ook al heeft een persoon niet expliciet verzocht om geheimhouding van diens persoonsgegevens (bij de notaris of door middel van een indicatie ‘geheim’ in de BRP), dan nog moet de notaris er onder omstandigheden op bedacht zijn dat bezwaren kunnen bestaan tegen de vermelding van (bijzondere) persoonsgegevens. Temeer nu cliënten zich van tevoren meestal niet zullen realiseren dat hun gegevens verstrekt zullen worden aan bijvoorbeeld de andere erfgenamen.

Lees meer in Via Juridica.

Andere berichten

• Voor niets gaat de zon op: zonnepanelen en de tweewegenleer
• Grondspeculatie: een nieuwe koers in de rechtspraak?
• Hoeveel licht moet schijnen op klinkerbestrating?